活动策划师的工作没有两天会相同
在活动策划师的工作中，没有任何两天会是相同的。有些时候，他们要为婚礼创造出浪漫而令人难忘的时刻。有些时候，他们要为具有重大历史意义的活动做好妥贴安排。
那么，好的活动策划师和优秀的活动策划师之间的差别在哪里呢？活动策划师又要如何应对时间紧、关注度高、不确定性大等等困难因素？我们和两位专业活动策划师谈了谈，向他们讨教经验。
河内JW万豪酒店的湖畔区域景色优美，配有浪漫的眺望台、现代的照明系统和花园，是举行户外活动的理想场所
河内JW万豪酒店咖啡厅
河内JW万豪酒店凤凰眺望台
河内JW万豪酒店室内泳池
河内JW万豪酒店Akira Back日式餐厅
随时“看老天爷的脸色”，随时准备接待国家领导人
“有时候我来上班的时候，可能都不知道自己当天要策划些什么活动，”在Skype上接受采访时，河内JW万豪酒店助理餐饮总监David Duffy如此说道。
对他来说，这的确是日常工作的真实写照。比如今年二月的某一天，他突然接到一个电话，对方说可能很快就需要他接待国家级领导人。
“我之前也接待过国家领导人，所以知道其中的大致程序。首先要满足对方的期望，然后提供更多的安全措施。三四次之后，碰到这样的情况就会比较有信心了。”
临时通知要接待会缔造历史的人物——这让我感到很惊讶，但David却镇定自若，还谈起了他曾经组织过的一个大型活动。
和David谈论他的活动策划职业生涯，令人大开眼界。很少有人知道，这位有15年丰富工作经验的专业活动策划师，曾经的职业理想是做一名计算机工程师！还在英国就读时，他就曾在各种体育赛事、酒店、音乐会上做餐饮服务兼职工作，逐渐发现自己不再想从事IT行业，于是重新选择了大学专业，攻读酒店管理。
他在酒店业的职业生涯，从巴尔的摩海滨万豪酒店做宴会服务实习生开始。五年后，从事过多个不同岗位的他再次加入万豪国际集团，在曼彻斯特担任一家酒店的活动运营经理。2016年，他来到越南河内，加入了河内JW万豪酒店团队。
“我们的很多客人都是第一次到越南来，因此在餐饮服务方面发挥创意是一件很有趣、也很有意义的事，能有机会让客人们留下深刻的印象，”他说道。
令David记忆尤为深刻的，是为一家国际航空协会举办的大会，很多航空界的大咖们都到场了，但当天的天气变化却出乎意料。
“那天的晚宴有700位客人参加。我们在湖上准备了100个漂浮餐桌。湖的四周，我们用灯装饰树木，看上去璀璨而迷人。但突然我们就发现云层逐渐加厚，然后一个小时不到就下雨了。我们不得不把活动搬回宴会厅里。”
宴会必须要进行下去，酒店团队所有人争分夺秒，迅速行动，利用宴会厅里原本就有的可用元素，打造出适合大型晚宴的氛围。
“我们拉来酒店当天上班的所有同事。大厨离开了他的厨房，帮忙布置餐桌。总经理也亲自上阵，帮忙铺设桌布。我觉得，那好像是迄今为止我唯一一次可以吩咐总经理做事的机会，”David开玩笑说道。
结果一切顺利进行。“活动组织者表示这个晚宴非常棒！没有一位客人知道前因后果，都以为原本的安排就是如此。这也说明，我们的团队真的很出色，”David自豪地说道。
标志性城市天际线下的户外泳池
上海外滩W酒店的宴会活动团队善于将趣味元素融入各种企业活动中
配有饮料点心吧的宴会前厅区域洋溢着趣味情调
The Kitchen Table餐厅的时髦工业风用餐平台
突显创意的WOOBAR沙龙风酒吧
“和同事们一起去创造，去实现一个人不可能实现的成就”
好的活动策划师不犯错，但优秀的活动策划师会更进一步，将品牌元素融入活动之中。上海外滩W酒店助理餐饮总监Edward Wang就是一位优秀的活动策划师。
“每天来上班，我都感到很高兴，因为可以和同事们一起去创造，去实现一个人不可能实现的成就，”Edward真诚地说道。“我很喜欢组织MICE活动，因为可以遇到很多和我一样热爱工作的人。”
Edward自2002年起开始在酒店业工作，曾服务过多个不同的全球性酒店集团。2016年，擅长品牌化工作的他加入了上海外滩W酒店。
之前万豪国际集团亚太区的BMSC and GM大会就由Edward负责组织。得知集团首席执行官Arne Sorenson和其他全球高管都要来参加这次大会，Edward就把为此次会议增加趣味元素提上了议事日程。
“我们曾经帮摩根大通和德勤等客户组织领导层大会，他们要求我们提供个性化的设计。但为自己酒店所在的集团组织如此大规模的企业活动，对上海外滩W酒店来说当时还没有过先例。因此我和我的团队都竭尽全力，确保在服务、交通、餐饮和装饰等各个方面都做到出色，”Edward回忆道。
为了展示W品牌的核心特色——趣味，Edward带领他的团队主动超越此次会议的基本需求，为来宾们送上富有创意的体验。他们将此次企业会议的茶歇安排在当地的一个农贸市场里，服务人员穿上传统的旗袍，客人们可以打麻将。在这次活动里，时间有限是Edward首要解决的问题。
“会议之后就是晚宴，中间我们只有一个小时的时间。因此我们就像军队一样，每个人都精准无误地去完成自己的任务，每个人都必须非常清楚自己在做什么。”
此次活动举办之前，他们也没有时间彩排。还好Edward很信任自己的团队，而他的团队也没有让他失望。
成功的活动策划师具备哪些素养？
在工作中，David和Edward都遇到过很多优秀的人才。不过David表示，要成为一名真正成功的活动策划师，有没有运营方面的经验很关键。
“有运营工作经验的人，知道这个行业的节奏，”他说道。“此外，沟通技巧非常重要。我们接触的人来自世界各地。我们要理解客户的期望，特别是要理解他们有那些期望的原因。当客户提出某些要求时，如果我们知道他们为什么提这些要求，理解他们的情感，有助于我们正确地做好我们的工作。”
Edward则强调工作热情的重要性。
“活动管理是一种千头万绪的工作，活动策划对人的要求很高。因此每天对工作保持满满的热情，非常重要。要保持灵活，随时准备好应对可能发生的变化。”Edward说道。
活动策划领域的未来
“定制个性化将成为活动策划领域未来的趋势，”Edward预测道。“比如万豪的App和我们的会议App可以让与会者按地理范围搜索活动建议，下载酒店附近的定制化地图，还可以根据活动需求推荐餐厅。”
环保可持续也是活动策划师在策划活动时不可忽视的一大要素。David建议说，“可以选择有环保意识、低能耗、会议室里不使用塑料水瓶的场地供应商。”
河内JW万豪酒店就已经停止使用塑料瓶装水，改为更环保的选择，每年因此减少100,000个废塑料瓶。在餐饮方面，加大本地采购比例，积极与本地农产品生产者合作，帮助他们生产出符合全球食品标准的食材，能为酒店和酒店所在地创造双赢的局面。
“但不论做什么，都要记得为客户创造令他们始终难忘的体验，这是我们的首要任务。”
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