取自国际足联世界杯的灵感：如何规划涉及多个场地的活动
从世界杯了解如何策划跨越多个场地的活动
2018年6月的世界杯赛激动人心，全球千百万人观看了比赛。足球世界杯是世界上规模盛大的国际性活动之一，需要在多个城市的不同球场举行一系列的赛事。2018年的赛事由俄罗斯主办，一共使用了12个球场。
对活动策划人来说，通过世界杯我们可以学到一些策划与组织跨越多个场地的大型活动的经验与技巧。像年度大会、大型企业培训和目的地活动等大规模的盛会，都需要庞大的后勤支持才能妥善执行。要管理好这样的活动，就要预订恰当的场地、制定明确的日程、优化团队内的沟通。
佛山顺德美的万豪酒店
预订场地
在给这样的活动预订场地时，应优先选择传统类型，比如宴会大堂、宴会厅、剧场等，因为这样的场地往往配有额外的服务人员，现场也会有专门的会务资源——这对任何类型的会议宴会来说都是一大优势，对那些因为涉及多个场地而分散您团队注意力的活动而言，尤为有利。
您可以考虑与大型连锁酒店品牌合作，这样您的来宾就会享受到他们熟悉的一条龙服务与齐全的设施，包括客房、宴会厅、泳池、健身房和会议厅等。此外，酒店也可以让您一次性预订多个房间和多个会场，甚至会给大规模的预订提供折扣。
制定日程
为涉及多个场地的活动制定日程的时候，清晰明确是一大关键。所有的日程项目都要清楚标明重要信息，比如日期、时间和对应负责的员工。不论是总的大纲日程，还是各个小组、支援人员和安保人员的日程，都要标明场地名称和地址，避免引起误解。晚宴和演讲展示等十分重要的活动要准备备用场地，而且要尽早制定后备计划并经常温习。
不要冀望通过无比详细的日程安排来避免可能的问题，相反，应根据场地或团队任务制定日程，概括出各个场地重要的元素。对与会者而言，交通方式、住宿安排、会场地点、停车安排等因素会很大程度上影响他们参加活动的体验。不同的场地和不同类型的活动在这些方面差异会很大，所以要尽早和场地供应商确认。您还可以使用谷歌日历或 TeamUp 等应用，在团队内制定和分享活动日程。
使用一些数字服务来创建和分享活动后勤安排规划，是明智的决定。像 Eventbrite、Localist、Punchbowl 等活动策划解决方案工具，都提供十分便捷的功能，包括发送更新信息、记录与会者参与度、收集活动相关数据等，这些是传统的会务策划方法做不到的。
团队沟通
活动涉及多个场地，也就意味着参与管理活动的员工人数也会增加，包括额外的策划人，以及负责装饰、娱乐节目和安保的员工。这时候，团队内有效的沟通就十分重要，这可以说是活动成败与否的关键。
首先要制定清楚的指挥层级，包括选定场地负责人、不同班次的主管和团队领导人，这样一来，为此次活动工作的员工就知道在遇到不同的事情时该向谁汇报。您还可以指定好直接向您汇报的人员，以便在团队需要指导、遇到问题或发生紧急情况时，您可以及时掌控。
以前，活动策划人需要对讲机等设备来实现即时通讯。现在，有很多活动策划应用可以供我们使用，在活动策划团队内以及向与会者们及时发送信息。比如万豪国际集团的 Meeting Services App 就提供全套的消息收发功能，让用户在私密的环境下快速分享消息。您要确保的是所有员工都能稳定接入移动数据网络、Wi-Fi无线网络或数据热点，从而随时保持联络。
有了支持人员的帮助和恰当的活动策划知识，您就会发现管理涉及多个场地的活动并不那么难，您也可以做得跟足球世界杯主办方一样好。
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活动策划师的工作没有两天会相同
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热热闹闹庆祝2019年结束！
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成功的会议或宴会，不一定要规模很大或非常豪华。小规模的活动也能让与会者享受到诸多益处，包括参与度提升，沟通更简便，环境更轻松等，这些都真正能够促进交流、利于互动。
小规模会议宴会的窍门
要设计一场绿色环保的活动，大可不必等待每年的“地球日”。无论受众是谁，您都可以在策划活动的时候融入符合可持续发展理念的元素，从而减少该次活动对环境的不利影响，同时提升人们对商务与款待活动中各类环保措施的认知。
举办绿色环保活动的三条建议
在设计活动的时候，策划人有时候会忘记考虑不同文化对礼节的要求，进而影响到为整个活动创造的氛围。礼节不仅仅只是怎么装饰餐桌而已，在一些特定的情况下，举止、行为和习惯都很重要，因为它们关乎个人的礼貌态度和对文化的尊重与否。
亚洲社交礼节
任何活动策划人都知道，策划一个一整天的活动是一项艰巨的挑战。如果活动日程跨两天甚至更长时间，障碍可能就会更多——当然，这也会让客人有机会进一步加深彼此间的关系，让您的客户取得更大的成功。
跨越多日的活动策划建议
每一位活动策划者都梦想能策划一场令人赞叹不已的活动，甚至夺得“本季卓越活动”的美名。大规模的活动有时候有较多的预算，相应能够配套品质更高的餐饮和更好的装饰，也有更大机会邀请到引人瞩目的明星发言人和行业专家——这些都会吸引更多人来参加活动。
活动的影响力营销
即便我们不是超级英雄，也可以成功策划和执行活动——当然，向超级英雄们学习一些思维和处事的方式方法，有益无害。《复仇者联盟》热力不退，让我们一起来看看，漫威的这些超级大英雄有哪些力量值得我们借鉴。
像复仇者联盟那样策划活动
尤能体现亚太地区之美的，莫过于其丰富多元的文化和悠久的历史。这里有二十多个国家，包括中国、斐济、泰国和菲律宾等等，很多国家还有不止一个民族，缤纷绚烂的文化共生共荣。因此，在亚太区举办活动，您就要注意尊重这里多元的文化