活动策划师分享工作中的难忘时刻
生日派对、奖励旅游、企业社会责任活动、时装品牌发布会、房地产公司新闻发布会、高规格晚宴……
作为活动策划师，无论要策划和举办什么类型的会议活动，有一点始终不变——那就是变化随时会发生。我们采访了两位专业活动策划师，请他们分享自己在工作中取得成功的秘诀。我们了解了他们灵感的来源，工作中的甜酸苦辣，以及他们对宴会活动行业发展趋势的看法。
西贡喜来登酒店的大堂
喜来登行政酒廊中的会议厅以本地风格的艺术品装饰
西贡喜来登酒店大宴会厅
每天到达办公室后，西贡喜来登酒店的会议服务总监Phuong Tran首先会检查宴会活动列表，然后向他的团队简述即将在酒店举办的活动，或者当天的日程安排。
上海雅居乐万豪酒店的活动管理总监Simi Yu也是如此，她每天上班的第一件事，就是查看酒店的宴会活动预告。之后就是检查活动场地，和餐饮部门开晨会，问候活动主办方，然后和销售、宴会、厨房、活动服务等其他部门开会。
“我在宴会活动领域工作了八年，有时候我感觉自己已经把酒店行业摸得很透了，但每天还是会有新的情况发生，”Phuong说道，脸上洋溢着富有感染力的笑容。每天都会遇到新情况——这是让他早上兴致勃勃地起床去上班的原动力。
源自月饼的灵感
万豪旅享家客户答谢晚宴
红色主题的开胃菜餐桌
供客人在正式晚宴之前享用的小点心
Simi有长达16年的销售经验，和不少活动策划师一起工作过，从他们身上学到了不少技巧，并将所学的这些带到了现在的工作中。
在采访中，Simi回想起万豪国际集团华南区团队组织的万豪旅享家会员答谢晚宴。那是她成为万豪国际集团一名活动策划师的四个月时间里，参与过的尤为难忘的活动之一。飞来上海参加这个活动的，是华南区酒店的同事和他们的客户。Simi的团队希望找到一个好的主题和灵感。
“我们很清楚这个活动的目的，也知道客人希望这场晚宴要呈现出怎样的状态。”
这次活动的举办时间恰好在中秋节之前，活动组织者为客人们准备了月饼作为礼物。看到月饼高雅精致的包装后，Simi和她的团队就确定了这次活动的主题色彩。他们还准备了华南风情的餐桌花卉装饰，幸运的红色让身在上海的客人也感受到宾至如归的温暖。
“一切都超乎了他们的想象。”活动组织者非常感激Simi和她的团队，给予了非常积极的评价。
三页长的感谢信
正如Simi所说，客户满意的笑容带给她巨大的成就感，这也是让她每天积极投入工作的动力。对Phuong而言也是如此，客户的感谢甚至让他感到惊喜。
“亲爱的Phuong，我想借此机会感谢你和整个西贡喜来登酒店团队。在我们举办的ThermoFest’19 – ‘Rise Up & Shine’活动中，你们的服务令人难忘……”
这封感谢信足足有三页纸，提到了参与那次活动的准备与执行的每一个酒店员工和部门。Phuong在2019年3月底收到这封信的时候，感动得差点哭了出来。
那个月的早些时候，这个来自澳大利亚的厨具客户Thermomix将180多位顾问、员工、供应商和客人带到了胡志明市。这是一次年度奖励旅游，为期三天，包含多种多样的活动，比如知名厨师现场烹饪展示、高规格晚宴、团建、大会等，还有专门一天是休闲活动。如此大规模的团队让活动组织者手足无措，而解决方案是和一家慈善机构合作。
因为从澳大利亚远道而来，人生地不熟，活动组织者不知道怎么联系本地的慈善机构。于是Phuong调动自己在当地的资源，联系到了越南SOS儿童村。活动当天，儿童村的孩子们来到酒店，教客人们简单的越南语词汇，并表演了舞蹈。
酒店团队的表现超越了客户的期望。他们的专业素养和热情服务确保该次活动顺利完成，也因此得到了客户的赞扬。
上海雅居乐万豪酒店七米高的无柱式大宴会厅
宴会布局下的大宴会厅
从37楼的行政酒廊可以欣赏上海的开阔城景
上海雅居乐万豪酒店
工作并不总是易如反掌
任何活动策划师都会告诉我们，每天的工作里都会遇到挑战。
比如，中国网络安全行业领先企业奇虎360在上海雅居乐万豪酒店举办了一次公司大会。在会议即将召开之时，客户突然要求增加活动场地的Wi-Fi带宽，以满足直播的要求——这是Simi策划过的挑战性很高的活动之一，客户有很多需求，限制条件又很多，必须迅速想出一个个备选的方案。对于带宽的问题，因为现场条件有限，Simi团队所能做的就是增加有线网络的带宽，虽然没能按要求增加无线带宽，但客户仍然因为需求得到满足而感到满意。
在西贡喜来登酒店这边，某次两个活动在相邻的场地同时举办。一边是一家燃气公司的商务会议，另一边是一家房地产集团的新公寓项目发布会。后一个活动的主持人激动地宣布消息时，隔壁的客人也能非常清楚地听到他的声音。在这样的情况下，接到客户投诉不可避免。Phuong非常理解客户的要求，向发布会一边的组织者请求将音效系统的音量调小。“虽然技术人员降低了音量，但主持人的嗓门却更大了。”Phuong和他的团队到开商务会议的一边查看情况，发现干扰仍然存在。于是再和另一边的主持人直接沟通，解释情况，取得他的理解和支持。虽然问题并没有完全得到解决，但也大大好转。
所以活动策划师必须抓住任何一丝希望，想办法做到更好，但有些时候，也不得不接受事情不能总是做到完美的现实。
在采访过程中，我们切实感受到了Phuong积极乐观的态度和进取实干的精神。
我还问他，如何激励自己的团队，防止他们灰心泄气。他给出的答案相当简单，但我们可以从中明白他作为一名领导人和活动策划师何以取得成功：“从经验中学习，成功和失败的案例都要研究，并且要容许犯错。错误给了我们学习的机会，不要因为错误而惩罚团队成员。”
宴会活动行业预测
Simi认为，随着5G网络的问世，不久之后宴会活动行业将掀起一场巨大的变革。一旦这一新技术实际投入应用，规模更大、互动性更强的会议就能成为现实。
“定制化和个性化将成为今后的主流趋势。”她预计，主题类的会议将大幅增加，尤其是健康主题类别。
虽然西贡喜来登酒店目前还向客人提供瓶装饮用水，但Phuong已经注意到业内对环保可持续越来越多的关注。他认为，今后停止供应瓶装水将是必然趋势。
他也希望所有会议都能实现无纸化。此外他还注意到，客人们越来越偏爱健康的、本地的食品，MICE团队尤其如此。当然这也给客人们创造了了解酒店当地文化的机会。
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