2019年我们总结出的活动策划八个经验
2019年里，我们采访了万豪国际集团亚太区酒店的一些活动策划师，他们大方地和我们分享了日常工作的点点滴滴，也透露了活动策划领域的一些成功秘诀。下面，我们就谈一谈我们在2019年里学到的八个有关活动策划的经验。
经验一：管理客户期望
在上海宝华万豪酒店举办的庆祝晚宴
天气预报再精准，在户外场地举办的活动还是会受限于天气条件
台北W饭店将户外瑜伽搬到了室内酒吧
有时候我们可能别无选择，不得不回绝客户，或者降低他们的期望——虽然作为活动策划师，我们始终应当竭尽全力，克服障碍，但也不得不面对预算有限、技术限制和天气等不可控因素。户外活动就受天气的限制，做好应急计划，或者保证活动不受天气变化的影响，就可以降低令客户失望的可能。
因此，我们应当坦诚布公地与客户沟通，告诉他们哪些能够做到，哪些做不到，让他们设定符合实际的期望值。在满足客户某些特别要求时，要礼貌地让客户明白，我们这么做是出于对他们的理解，为了帮助他们。这样能提醒客户，我们其实超越常规，为他们做了更多。这也能帮助我们同客户构建信任关系，因为他们了解到我们愿意为他们付出更多努力。
经验二：沟通
与内外部相关人员有效沟通很重要，这能确保所有想法和计划顺利执行
记得确定活动中各个事项的优先顺序和必要元素，比如特别的菜肴、特别的娱乐项目或其他要求
在将场地布置告知团队成员时要尽可能精确，确保每个人都清楚要达到什么标准
要尽早弄清技术要求，以便更好地规划，并在活动前测试
“沟通”在活动策划师的词典里是一个非常重要的词。不论什么规模的活动，都需要团队群策群力。因此，我们肯定会和认识的或不认识的人一起工作。不论是同客户、同事或外部第三方合作，比如技术人员、演员、供应商等，有效的沟通技巧能确保我们顺利落实计划。
我们可以问问客户，他们有怎样的构想，对他们而言重要的因素有哪些。不论是创意美食，还是特别的视听设备要求，我们都可以同客户配合，确认举办该次活动需要哪些不同的人力和物资，优先顺序又是如何。我们也要事先和我们的团队及合作伙伴确认当天的流程、大纲、布置细节等，并且要精确且始终如一地维持标准。事先沟通，回答团队成员可能存在的问题，就能减少误会和误解，从而减少在活动执行期间团队内部花在沟通上的时间。
经验三：跳出固有思维模式
广州W酒店的室内沙滩
滑浪天堂万豪度假酒店的网球主题茶歇
马尼拉万豪酒店在宴会厅里仿造出了一个高尔夫练习场
香港喜来登酒店以老香港生活为灵感，设计了特别的场地布置主题
常规的自助餐台可以用流动餐车来代替
在策划任何规模和性质的活动时，创意都相当重要。不论是几个小时的小规模活动，还是延续多天的大型MICE活动，总有方法让与会者的体验变得新颖有趣。我们可以把室内的活动搬到室外，或者把室外的活动搬到室内，又或者打造复古的主题，创造惊喜。
我们还可以多想一步，把活动的主题融入到方方面面，包括邀请函、配套餐饮、场地、道具与装饰等等。当预算有限时，可以试着跳出固有的思维模式，寻找其他解决方案。比如大型花卉摆设和装饰成本很高，或许我们可以用蔬菜水果来代替！
经验四：有条不紊
利用网上活动管理系统和智能手机工具，高效管理项目的时间节点
找到方法，在活动的规划阶段随时记录自己的想法
正如我们的一位活动策划师所言，我们要有鹰一样锐利的眼睛，留意到每一场活动的方方面面，因为举办一场活动，有数以百计的大小任务等待我们去完成。因此，找到方法保持有条不紊，掌控节奏，跟进动态——这是活动策划师工作中的首要大事。
构思活动的时候，灵感可能来自于任何地方，而计划、要求、人力等方面的变化也随时随地都可能发生。找一个方法记录下自己的想法、项目和任务，免得忘记。创建组织结构图表、座位安排表、楼层布局表、活动情况概览和职责清单等文件，降低与同事和外部供应商的沟通成本。我们还可以利用网上的任务管理系统及备忘清单工具，确保关于活动的各项任务都井然有序地执行。
经验五：个性化
个性化定制邀请函和纪念品相对容易，加上与会者的名字和量身定制的文案即可
设置一个现场点单的鸡尾酒吧，为客人量身调制饮品
香港喜来登酒店提供的刻字印刷服务
准备可以动手参与的活动，比如DIY的食品吧，让与会者拥有沉浸其中的体验
我们还询问了我们的活动策划师，2019年里观察到了什么样的趋势。他们给出的回答几乎完全一样：个性化。这在宴会活动领域是一个不容忽视的潮流。在我们这个时代，消费者对宴会活动体验的焦点在更多地改变。在活动中加入温馨、个性化的元素，能为与会者创造值得分享的长久回忆，反过来也能为酒店创造良好的声誉，让客户今后再次惠顾。
让客人DIY自助搭配的食品吧、现场烹饪厨房、定制装饰、刻字印刷服务——个性化的体验有很多种不同的形式。不妨研究一下酒店所在地有哪些可以实现的个性化服务，或许你可以发现超乎想象的多样选择！
经验六：学无止境
参加活动管理方面的培训，拓展人际网络，了解新近趋势
在上海静安瑞吉酒店阿斯特宴会厅举办的峰会
因循守旧会让我们止步不前。宴会活动行业在不断发展。无论你是初入行的新手，还是经验丰富的专家，不断拓展自己的技能，了解新的市场趋势，总是有百利而无一害。空余时间里记得参加一些培训、研讨会、论坛，甚至可以报名某些交换项目，学习新的技能，分享知识和想法。这也能帮助我们拓展自己的职业人际脉络。
此外，某些活动策划师的客户来自很多不同的行业。掌握客户行业的趋势和动态，能让我们更好地理解他们在举办活动时的需求，为他们提供切实的建议。
经验七：关注细节
外带风格的三明治吧营造出一种更为轻松的社交氛围
卷起袖子，做好准备，在活动举办日拿出十二分的精神
和宴会餐饮团队配合，定制菜单，满足某些客人特定的饮食要求
作为活动策划师，我们必须要关注到点点滴滴的细节，从餐桌布置，到客人的饮食要求，一个都不能遗漏。我们要照顾到每一位来宾的个人需求，这样才能让所有人都感觉自己受到热情的招待。比如，我们应事先了解有没有客人对任何食物过敏，提前通知餐饮团队做出相应安排。
协助主办者查遗补漏，也是活动策划工作的一部分。在做策划时，我们应围绕活动的目的和目标而展开。比如，如果是商务性质的社交活动，我们要想办法促进与会者之间的互动，营造一种有利于展开沟通交流的氛围。有时候，打包拿着吃的美食吧要比一人一个座位的传统餐位安排更好，因为前者让客人能自由走动，和更多其他与会者交流。
经验八：热情始终
作为活动策划师，我们必须对工作抱有十足的热情
向客人展示出你对本地文化的热情
做好充分准备，迎接大大小小的挑战
几乎所有被采访的活动策划师都表示，保持热情是取得成功的关键。为什么？因为活动策划是一项对身体和头脑都有巨大考验的工作，会有许多出乎预料的事情发生，会有很多困难要克服，客户的期望又往往很高，几乎不容许犯错，这很容易造成我们对工作有沮丧之感。只有对这份工作抱以巨大的热情，由衷希望创造令人难忘的特别时刻，坚定地去攻克一个个难题，才能胜任和做到出色！
活动策划师会接触到来自世界各地、各行各业的客户。如果你热衷于分享文化，那么就可以将本地元素结合到活动之中，为客人们创造特别的体验，让他们更多了解目的地。
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把企业社会责任元素融入宴会活动中
在活动策划师的工作中，没有任何两天会是相同的。有些时候，他们要为婚礼创造出浪漫而令人难忘的时刻。有些时候，他们要为具有重大历史意义的活动做好妥贴安排。
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策划跨越多个场地的活动
成功的会议或宴会，不一定要规模很大或非常豪华。小规模的活动也能让与会者享受到诸多益处，包括参与度提升，沟通更简便，环境更轻松等，这些都真正能够促进交流、利于互动。
小规模会议宴会的窍门
要设计一场绿色环保的活动，大可不必等待每年的“地球日”。无论受众是谁，您都可以在策划活动的时候融入符合可持续发展理念的元素，从而减少该次活动对环境的不利影响，同时提升人们对商务与款待活动中各类环保措施的认知。
举办绿色环保活动的三条建议
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像复仇者联盟那样策划活动
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