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成功策划小规模会议宴会的五个窍门

活动的成功与否,不以规模下定论

成功策划小规模会议宴会的五个窍门

成功的会议或宴会,不一定要规模很大或非常豪华。小规模的活动也能让与会者享受到诸多益处,包括参与度提升,沟通更简便,环境更轻松等,这些都真正能够促进交流、利于互动。在组织小规模的活动时,不妨参考如下的五个小窍门吧。

01 定义“理想宾客”

和您的团队一起开一个头脑风暴会议,定义出你们小规模、小众类活动的目标受众。你们理想的客人会做什么?他们有什么兴趣和爱好?你们组织的活动怎样才能对他们有益?照此详细罗列出一份清单,能帮助你们打造主题明确、富有意义的活动。

然后,你们就可以按照这份清单,挑选出相对更容易接受你们的小规模活动性质、且相对更可能参加活动的受众。这样的客人更愿意和您的团队或企业建立和发展长久的关系。您也更可能对活动细节做出更为准确的判断,比如活动的形式、价格(如有)、举办地和特色等。

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02 创建社群

小规模的活动能让参加人员更亲密地互动和建立关系。您的客人们不仅彼此靠近,而且更容易互相沟通,从而建立起社群和长久的关系。

如果活动是为了展示某个人,或者有特别嘉宾,那么小型的舞台更能够让他和受众展开良好的互动。要注意帮助与会者与业内人士或有影响力的人物构建更深层的关系,比如让他们去发现他人身上某些他们此前不知道的信息。

这个时候,您选的活动地点就很关键了。舒适的环境和座位安排有利于客人们展开社交互动。您可以选择家庭聚会风格的座椅布局,控制好参加人数,营造亲密而温馨的感觉。要注意营造感觉自然、真实、积极的亲密感。

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03 预订独特场地

打造感觉自然又美妙的活动,有时候非常简单,可能只需要预订到一个很酷的新场地就够了。您可以考虑那些提供别致感觉或外观的场地,比如本地酒店中时髦或优雅的空间,然后寻求划算的场地供应条件和价格。

04 用额外体验创造惊喜

与会人数少,也让您能更加灵活地使用预算。您可以根据活动的形式和内容,安排额外的惊喜体验,让与会者整晚都沉浸其中。比如可以安排专业摄影师拍照,请表演人员表演精彩节目,安排嘉宾演讲,打造精美的舞台布景,或者准备豪华赠品等。

05 善加利用社交媒体

打造一支技能熟练的社交媒体团队,在网络上发布和报道活动信息。虽然这可能并不适合每一次的活动,但在社交媒体上发声,让客人使用话题标签、照片和视频参与互动,在大多数情况下都很重要。当您的受众在社交媒体上发言或提问,您的团队就可以与之互动,或者运用客人提供的素材,记录下活动的美好瞬间。