让虚拟会议取得良好效果的九个建议

如今，虚拟会议正变得越来越常见——这当然是有原因的。首先，虚拟会议能节约成本，分隔在不同地方的人不必再远涉重洋聚到一起。其次，随着各种在线会议软件和应用的发展，举办虚拟会议变得越来越简单。不过，要让虚拟会议取得良好成效，您一定要做足准备。

成功的会议策划人不仅会提前做足功课，了解有关此次会议方方面面的信息，还知道怎样让虚拟会议保持高效。试试下面的九条建议吧，它们能帮助您成功举办一次虚拟会议：

建议#1: 发送会议提醒

虚拟会议的最大好处，当然是为所有人节省了花在路上的时间。但如果开会时间到了却还有人陆陆续续没上线，也等于是在浪费其他人的时间。提前足够多的时间排日程并发布开会通知，有利于确保所有人都准时参加会议。另外，在开会前一小时左右再发一个会议提醒，也能进一步保证会议可以准时开始。

建议#2: 十个人刚好，十一个太多

如果一个虚拟会议有超过 10 个人参加，管理起来就很麻烦。所以尽可能只邀请真正有必要参与讨论的人参加，这样就能简化流程，实现高效。

建议#3: 制定会议的议事日程

在开会的一星期之前，将会议的议事日程发送给所有参会人员，以便他们为会议做好准备。这可以节省时间，也让网络虚拟会议顺畅很多。

建议#4: 开始之前先测试

在线会议软件是召开虚拟会议必不可少的工具。一定要确保在开会前先测试你们选择的软件，而且要让所有参加会议的人员都熟悉软件的使用方法。如果会议过程中出现了技术问题，就会浪费时间，有损会议的效率。

建议#5: 选出一位会议主持人

指定一个人引导整次会议的流程，让大家按照议事日程一项项完成讨论，如果脱离主题了，那么就把大家拉回来。在虚拟会议的过程中，开会的人很容易被电子邮件或其他工作分散了注意力。有一个全神贯注的主持人，就能较好地保证所有参会人员都全神贯注，推动会议一步步按计划完成。

建议#6: 不要插话

交流不仅仅靠说话。面部表情和肢体语言都有利于意思的表达，让其他人更容易明白说话人的意图。在虚拟会议中，这些非口头的信号不容易捕捉到，因此要理解其他人所说内容的意思就不那么容易。在后面一个人开始讲话之前，不妨先问问前一个人是否还有其他要补充的内容。

建议#7: 注意包容性

如果虚拟会议只是部分的，就是说有一些人亲身到场，另一些人远程参加，那么就要注意平等对待所有参会人员。比如，如果亲身到场的某个人讲了个笑话，现场所有其他人都笑了，那么就要留意远程参会的人是否也都明白这个笑话。

建议#8: 让参会者集中注意力

为了减少参会者分心的情况，让每个人都积极投入到会议中，您可以利用在线会议软件中通常都配备的一些功能，比如分享屏幕、幻灯片或图表。这能让与会者在开会时视觉上有一个焦点可以关注。

另一个可行的方法是给与会者分配一些任务，比如记录会议内容，或者掌控时间进度等。要求参会的每个人就特定的议题发表意见，也能让他们更积极主动地投入到会议中去。

建议#9: 做好收尾

为了保证在虚拟会议结束时，每个人都感觉有所收获或有一定的成就感，不妨在结束前给每个人一点时间，让他们针对这次会议的主题或会议本身分享自己的一些看法。

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结语

网络会议管理起来其实有不少棘手的地方，但只要充分计划、做好策略，即便团队成员分散在不同地方，您也可以通过网络会议来增强团队凝聚力和协作精神。如果您在这方面需要帮助，何不预订我们某家酒店的董事会议室？我们的会议专员会用正确的工具和背景幕布帮您设置好虚拟会议空间，确保您的会议卓有成效。