预算有限？ 没问题！
不论是生日派对，还是企业晚宴，大多数情况下，活动策划师拿到的预算都相对有限。有时候，规模越大的活动，资金却越是少的可怜。客户的预算有限，期望却很高，还要为他们创造出惊喜的感觉——这是大多数活动策划师日常工作里要反复面对和克服的挑战。
万豪国际集团全球各地的活动策划团队每天不遗余力地构想创意解决方案，同时也积极寻求各种方法，针对客户预算不足的问题巧妙应对。和万豪国际集团旗下的其他酒店一样，马尼拉万豪酒店和香港JW万豪酒店都曾经出色地举办过不少客户的会议、宴会和活动。
我们专门邀请来马尼拉万豪酒店的活动经理Owen Lester Mascarina（欧文）、活动助理Tiffany Anne Boholst（蒂芙尼），以及香港JW万豪酒店高级活动经理Chloe Ho（克洛伊），请他们分享一下在策划预算有限的宴会活动方面的经验。
在马尼拉万豪酒店举办的车展
在马尼拉万豪酒店举办的贸易展的场地布置
在马尼拉万豪酒店举办的时装秀
问题：在曾经策划过的预算有限的活动中，有哪些因为挑战性很高而让你印象深刻？
欧文与蒂芙尼：我们曾经帮菲律宾的一个大型电信客户策划过一个年中大会。他们包下了酒店所有的多功能厅和宴会厅，预算方面却卡得很紧，但又要提供丰富的菜品选择，给他们的客人创造美好的体验。活动组织者希望在不产生额外成本的情况下，升级晚宴的菜肴水准。
克洛伊：我曾经策划过一个慈善晚宴。这个活动的目的是要为弱势儿童筹集资金，并提升公众对他们的关注。但这个活动的预算很有限。
问题：那么后来呢？
欧文与蒂芙尼：我们在晚宴中加入了一个寿司海鲜吧，没有增加额外成本，活动组织者很高兴。
克洛伊：那次活动很成功。客户对我们提供的食品品质和服务感到很满意。
香港JW万豪酒店的创意中式点心
用可食用的食材代替花艺装饰来节省成本
问题：预算很少，你们是怎么应对的呢？
欧文与蒂芙尼：如果选择客户喜欢的菜单设计，每位宾客的价格是3,300.00++菲律宾比索，远远超过客户预算的每人1,500.00++菲律宾比索。考虑到酒店和这个客户的关系不错，他们经常为我们酒店带来业务，我们的行政总厨就为他们设计了特别晚宴菜单，加入寿司海鲜吧，作为对晚宴的升级。
克洛伊：我们向客户建议在淡季日期举办他们的活动，同时提供了折扣底价。这样一来，他们的预算就够了，我们酒店也可以在淡季时通过这样的活动，为有益社会的事做一点贡献。我们已经这样同此类客户合作了很多年，可以说建立了一种互赢关系。我们还同意为慈善晚宴的幸运抽奖环节提供奖品，交换在活动的官方网站和宣传册里露出我们酒店标识的机会。我们根据活动的主题，定制设计了简约但有创意的菜肴，价格也很实惠。我们还用装着水果和蔬菜、布置高雅的水晶碗代替鲜花装饰，进一步节省了成本。这些水果和蔬菜也算是晚宴中的一道菜品，没有用完的部分也不浪费，还可以留到其他活动中使用。发挥创意的途径真的有很多。
确认对客户而言重要的因素，比如场地布置、餐饮或活动空间
根据活动主题定制餐饮
马尼拉万豪酒店外交宴会厅中的精心布置
手写或刻字服务成本较低，还能令与会客人印象深刻
问题：在为预算有限的活动打造“惊喜”体验的时候，你们主要应用怎样的策略？
欧文与蒂芙尼：作为活动策划师，我常用的一个策略是在策划的过程中积极主动同客户配合。同客户紧密协作，我们就能确定客户优先考虑的是哪些方面。不论客户的预算是多是少，我们都会为他们提供创意方案，帮助他们实现目标。比如，根据主题来调整餐饮；注意场地布置，以便让每一位客人都尽享舒适；提供某些设备，升级活动体验，等等。我们需要尽力配合客户，落实他们的要求。
克洛伊： 个性化是让宴会活动取得成功、令人难忘的关键。我们可以准备礼品卡或手写客人名字的卡片，给客人带去惊喜。手写和刻字服务会让人印象深刻，而且成本不高。活动场地的位置对很多人来说是决定去不去参加的重要因素。如果活动组织者首选场地的费用超过他们的预算，那么就试着在其他不那么重要的因素上节约成本。
问题：如果一个宴会活动中只能选择一个因素来压缩预算，你会选什么？
欧文与蒂芙尼：从酒店活动策划师的角度来说，餐饮的成本是相对非常灵活的一点。根据活动需要仔细选择，可能就可以省出不少预算。
克洛伊：可以找一些志愿者或实习生来代替临时工。这样人力部分的成本就可以降低。
视听设备对活动的整体体验而言相当关键
不同活动对视听设备的要求也不一样
宴会布置中的悬挂式投影屏
问题：那么一定不可以省的预算又是什么呢？
欧文与蒂芙尼：对我们来说，视听设备这一块是不可以节省成本的。这并不是说，我们要在科技设备这块投入更多预算，而是说投影仪和音响系统之类的视听设备对打造愉悦体验来说相当重要。这些设备的成本一般都是固定的。我们需要知道对具体某一次的活动来说，其中的哪些设备是必需的。
克洛伊：对如今的大多数活动而言，营销预算是必不可少的。在活动策划和推广阶段可以落实很多营销工作，比如请受邀人回复确认是否参加的函件、信息分享、提醒通知，甚至是在活动举办过程中的互动，等等。
问题：科技是否让预算制定的过程变轻松？
欧文与蒂芙尼：是的。如今的科技的确让活动策划师的工作比以前轻松一些了。值得信赖的活动管理软件解决方案能让策划师在策划活动时轻松把控整个流程，以及控制预算的使用。
克洛伊：现在我们可以利用社交媒体平台去营销，为活动做广告。利用Facebook、LinkedIn及Instagram这样的平台与目标宾客沟通，相当高效，也节省成本。
香港JW万豪酒店的JW宴会厅
香港JW万豪酒店的宴会前厅
马尼拉万豪酒店的前厅区域
马尼拉万豪酒店行政会议室
马尼拉万豪酒店俯瞰着高尔夫球场和花园的Garden Room餐厅
香港JW万豪酒店的JW宴会厅
香港JW万豪酒店的宴会前厅
马尼拉万豪酒店的前厅区域
马尼拉万豪酒店行政会议室
马尼拉万豪酒店俯瞰着高尔夫球场和花园的Garden Room餐厅
问题：能和我们的读者分享一些在预算有限的情况下策划活动的建议吗？
欧文与蒂芙尼：和客户密切合作，确认需要优先考虑的方面。确认了活动中需要优先考虑的方面后，我们就可以逐一去满足这些要求，比如优先考虑技术设备，或者优先考虑餐饮，然后计算出每一方面需要的预算。同客户建立起密切的合作关系，让他们意识到我们会尽力帮助他们策划好他们的活动。
克洛伊：如果同一群与会者多次出席同一个重复举办的活动，会很难让他们每次都有惊喜的感觉。这时候我们就要想想办法了，比如给活动换一个不同的主题，或者给活动设定不同的着装要求。这样的安排能让与会者留下难忘的印象。在花费额外成本之前，先要想尽一切办法利用已有的资源。如果布置额外照明的成本太高，那么可以考虑用餐桌上点蜡烛的方式取代，这也可以营造出一种别致的氛围。
预算不多，但想要策划一场令人惊喜的活动？
立即联系我们，看看我们酒店的活动策划师团队有什么创造惊喜的好构思。
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